〇〇さんの日々H.Mさんの場合

【主な業務】広報・顧客サポート・営業

具体的にどのように仕事をしているか理解を深めていただくために、社員の1週間・1年間を通じた仕事を見てみましょう。

1週間の過ごし方

◆月曜日

朝家の用事を済ませてから11時頃出社する。まずは1週間の予定をスケジューラで確認。大体の忙しさを予測すると同時に、確実に期日が分かっているタスクはスケジューラにメモを残し、取りこぼしがないようにする。週末に来ているメールを確認すると、担当顧客から契約書の修正依頼が来ていた。研修の実施日が近く、優先度が高いため一番に対応する。その後も顧客の研修準備に関するタスクをこなし、同僚のNさんと遅めのランチに出かける。午後は、明日の広報の会議に向けての準備を行った。広報チームの仕事の一つとして社内報の作製に携わっており、明日は3か月後に発行する次号の企画会議だ。作製チーム全員が企画を持ち寄り、話し合って決める。前回の社内報に対する反応などを参考にしながら、社員が興味を持ちそうな企画を考える。明日の会議で説明ができるよう内容をまとめてから19時に退社。

◆火曜日

今日は14時の社内報の企画会議まで予定はなく、8時から12時までは自宅で勤務することにした。研修を2週間後に控えた顧客から電話があり、会場準備についての相談を受け対応する。他にもいくつか顧客の問い合わせに対応してから12時頃家を出て会社に向かう。広報関連の社内問い合わせに対応し、いよいよ社内報の企画会議だ。同じチームのIさんと私の案が似ており、2つを掛け合わせた企画を特集として扱うことになった。社員の相互理解に貢献できそうなよい企画が出来上がった。次号の発行に向け、発行日から逆算して各記事の締め切りを計算し、担当を割り振る。社内報の作製も1年以上続けているので、チーム内での役割分担もスムーズにできる。会議の後は、今月下旬に予定されている公開講座の申し込み者の確認などをした。すでに定員近くの申し込みが来ており、安心する。16時に退社し、ショッピングに出かけた。

◆水曜日
朝から会議が入っていたため早めに出社。研修準備業務を担当する社員に、社内システム改善のためにエンジニアチームがヒアリングをするという内容の会議だ。他の社員と一緒に普段不便に感じていることなどを共有した。プレセナでは新入社員が全社員と一緒にランチに行く機会があり、ランチセッションと呼ばれている。この日は私が招待されており、他の社員2名と新入社員のHさんとランチに出かけた。新しく入ったHさんについて色々知ることができた。午後は昨日の社内報企画会議で決定した企画について、作業を進める。インタビュー対象の社員に送る打診のメールを作成。企画の意図を正しく伝えて協力してもらうことが重要なので、ニュアンスに気を配り文章を作成する。その後が研修を控えた顧客に教材データを送り、17時に退社。

◆木曜日
今日は午後の時間をプライベートに使いたいため、8時から自宅で勤務し13時15分以降は休みを取る。プレセナでは稼働時間の7時間を4分割して休みを取ることができる制度があり、プレイべートも充実させることができる。数件お客様からの問い合わせに対応した後は、社内報の企画チームに次号の社内報の表紙の写真の相談をした。会社にいなくてもコミュニケーションツールで気軽に相談でき、社外で勤務していても不便さは感じない。帰り間際に突発的にお客様から電話で問い合わせがあった。急ぎ対応をしたため予定時間は少しオーバーしたものの、無事プライベートの予定を実行できた。

◆金曜日
今週もあと一日だ。昨日の午後は休みを取ったので、リフレッシュした気持ちで一日をスタートした。次回の公開講座の参加者から、参加者交代の連絡が来ており対応する。社内報は日本以外の拠点に所属する社員と協力して作るため、インドネシアとマレーシアで働く社員に情報を共有し、連携を依頼する。ランチは自分で作ったお弁当を食べる。午後は1件採用面接が入っており、面接官として出席する。プレセナでは希望すれば誰でも面接官の仕事をすることができる。講師として入社を希望してくださっている方の面接で、志望動機など聞いたところ、よい仲間になれそうな印象を受けた。面接評価表に次回の面接に向け申し送り事項なども記入し、採用チームに提出。その後来週の予定を見ながらざっくりした予定を立てて仕事を終え、18時に退社。

より長い期間でコーポレート系業務担当社員の仕事を理解するために、1年間を通じた営業サポート職の仕事を見てみましょう。

 

年間カレンダー

◆4月
4月は新人研修が多く実施される。実施回数が多くなるので、教材や備品の手配間違いがないか最大限の注意を払う。多くの新入社員を相手にするためお客様も大変で手が回らないこともあり、問い合わせ対応も多くなる。4月後半に入ると忙しさも一段落してくる。

◆5月
ゴールデンウィークで一休みする。お客様もだいたい、4月末で新入社員を部門へ送り出して一息つかれる様子。連休があけると上期の研修の調整などが始まる。

◆6~7月
階層別研修などが増えてきて、講師陣が忙しくなってくる。講師や営業との連携を注意深く行いながら業務を進めていく。

◆8月
8月は研修はそれほど多くないのだが、お盆は会社が夏期休業となるためその前後は忙しい。お盆前に色々な用事を済ませた上で休みに入る。お盆明けは休暇中に来ていたメール類の返答に追われる。半年ものの幹部育成コースなどがこの時期からスタート。課題の出題や教材の送付など複雑な窓口業務が増える。

◆9~11月
秋口は研修のピーク。売り上げもこの時期にピークに達することが多い。階層別・希望者・選抜など様々な研修が多数動く。また次年度に向けた提案活動がピークを迎え、クライアントサービス系業務の担当者たちはほぼ社内にいない状況となる。顧客との各種調整が増える。

◆12~11月
12月に入ると少し落ち着いてくる。20日あたりを過ぎると研修はほぼゼロとなり、また年明けも1月5日か6日頃までは研修は無いため、年末年始の休暇はいつも長く取れる。1月に入ると秋口に提案していた案件が徐々に確定してきて、次年度の研修の調整が始まる。

◆2月
2月はお客様が予算を確定する時期でもあり、プレセナでも次年度に向けた案件のセールス確定ラッシュとなる。1日差で講師の日程が埋まってしまうような局面もあり、決まり次第迅速に社内手続きを進めて講師の日程をおさえていく。契約書の作成など事務手続きも多くなる。

◆3月
3月に入ると一段落する。次年度の案件はほぼ確定しており、また研修そのものも非常に少ないため、社内は全体的にゆったりモードとなって帰社時間も早くなる。10日間連続のリフレッシュ休暇をこの時期に取る人が多く、社内にいる人の数が減る。4月の繁忙期にそなえてゆったり過ごす。

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